Types de note de frais
Cette fonctionnalité, généralement réservée aux administrateurs, permet de personnaliser les natures de dépenses disponibles pour les collaborateurs (par exemple : Hôtel, Restaurant, Indemnités kilométriques). Ce paramétrage se trouve dans le menu Paramètres > Notes de frais.
1. Créer ou modifier une nature de dépense
Le logiciel propose par défaut une liste des natures de frais les plus courantes.
- Pour modifier un type existant, cliquez dessus pour ouvrir sa fiche de configuration.
- Pour créer un nouveau type, cliquez sur Ajouter.
Vous pouvez alors définir les informations principales : nom, type de justificatif attendu, comptes comptables, etc. N’oubliez pas de sauvegarder pour valider vos changements.
2. Définir les règles de gestion
Pour chaque nature de dépense, affinez le paramétrage via l’onglet Règles, qui permet d’automatiser les contrôles en définissant :
- Le comportement de la règle (par exemple déclencher une alerte, bloquer la soumission).
- La population à qui elle s’applique (tous les salariés, un département, un profil spécifique…).
- Un montant plafond autorisé et la devise correspondante.
3. Cas particulier des indemnités kilométriques
Le traitement des indemnités kilométriques est particulier : au lieu d’un plafond fixe, le calcul se base sur des barèmes (par exemple le barème fiscal URSSAF). Dans la fiche de paramétrage de ce type de dépense, une section spécifique permet de renseigner les différents taux de remboursement en fonction de la puissance fiscale du véhicule et du nombre de kilomètres parcourus.
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