Notes de frais
Simplifiez la gestion des notes de frais en les dématérialisant et en automatisant les processus. Allégez la charge de tâches administratives du service RH et des managers tout en améliorant l'organisation et divisez par deux le traitement des dépenses professionnelles !
Libérez votre service des ressources humaines et vos managers des contraintes récurrentes liées à la gestion des notes de frais avec notre logiciel de gestion Optimal RH.
Politique de gestion des notes de frais
Personnalisez votre politique de gestion de notes de frais. Nos équipes s’occupent de les configurer selon vos besoins et en s'adaptant à vos processus RH.
Ressources Humaines
Définissez les montants maximums à ne pas dépasser
Définissez un montant maximum à ne pas dépasser par typologie de note de frais. Lorsque l’utilisateur franchira le plafond, vous serez averti en direct afin de pouvoir vous rapprocher de lui. Si vous le souhaitez, vous pouvez également laisser le contrôle à vos employés en ne configurant aucun montant.
Salariés
Définissez votre politique de remboursements selon les profils
Selon la somme de la dépense professionnelle, la typologie et l’utilisateur (agent, dirigeant, manager, etc.), vous aurez la possibilité de définir le montant des remboursements. Qu’ils soient totaux ou partiels, gardez le contrôle et administrez-les comme vous le souhaitez.
Demandes de note de frais
Rendez autonomes vos salariés dans la demande de remboursement de note de frais. Qu’ils soient au bureau ou en déplacement, les salariés peuvent déposer simplement leur note de frais via notre plateforme conçue pour le mobile.
Ressources Humaines
Profitez d’une solution de gestion de notes de frais efficace
Optimal RH offre une solution efficace pour les entreprises en simplifiant le processus de gestion des demandes de notes de frais. Grâce à la possibilité pour les salariés de soumettre leurs dépenses en temps réel via l'application mobile, les entreprises peuvent réduire les retards et garantir le respect des délais. Le suivi en direct facilite le management global du flux de demandes et permet aux responsables RH de surveiller efficacement le statut de chacune.
Salariés
Recevez les photos des reçus de vos employés en direct
Le parcours est simple et ludique pour accompagner les salariés à déclarer leurs dépenses professionnelles, accélérant ainsi la collecte de justificatifs. Le suivi en temps réel permet aux collaborateurs de connaître le statut de leurs demandes, les tenant informés à chaque étape du processus. De plus, grâce à la numérisation des notes de frais, la conservation de l’original papier n’est plus nécessaire.
Validation des notes de frais
Personnalisez le processus de validation de vos notes de frais et offrez davantage d’implications à vos responsables des ressources humaines et à vos managers.
Ressources Humaines
Configurez un workflow qui facilite les processus de votre entreprise
Organisez le workflow de validation de vos notes de frais comme vous le désirez. Donnez plus de responsabilités à vos chefs d’équipe en leur proposant une pré-validation. Améliorez ainsi le flux de demandes en permettant aux managers d’avoir une vision sur le statut de chaque remboursement et garantissez une gestion transparente et rapide.
Salariés
Améliorez la gestion des validations pour vos collaborateurs
Les salariés peuvent suivre en temps réel le statut de leurs déclarations, ce qui leur offre une visibilité totale sur l'avancement de leurs demandes en recevant des notifications. Grâce à ces fonctionnalités, ils ont la garantie du traitement efficace de leurs notes de frais, réduisant les délais et augmentant la productivité de l'entreprise.
Remboursement des notes de frais
Vous pouvez rembourser les notes de frais de vos collaborateurs de deux manières : soit au fil de l’eau, soit en fin de mois sur le bulletin de salaire. Choisissez la méthode qui convient le mieux à vos processus internes.
Salariés
Remboursement rapide et efficace des notes de frais
Remboursez les notes de frais en quelques clics. Sélectionnez celles qui ont été validées et qui sont en attente de remboursement et générez un fichier SEPA avec toutes les informations bancaires des salariés. Enfin, vous n’avez plus qu’à transférer ce fichier à votre banque.
Ressources Humaines
Remboursez vos salariés sur leur bulletin de paie
Gérez plus efficacement le flux de demandes, améliorant ainsi la satisfaction globale des salariés. L’optimisation du processus de remboursement renforce l'efficacité de la gestion comptable des dépenses professionnelles, réduisant les délais et favorisant une meilleure productivité au sein de l'entreprise.
