Dématérialisez la saisie et la validation des notes de frais. La reconnaissance automatique des justificatifs supprime les ressaisies et fiabilise le remboursement de vos collaborateurs.
Contrôlez le workflow de validation avec notre logiciel de gestion de frais avec l’automatisation de vos processus, permettant ainsi un suivi précis à chaque étape. En offrant une vision globale de l’état de vos notes de frais, vous assurez un management transparent et efficace.
Mettez en place des seuils et des alertes personnalisables et identifiez rapidement lorsqu’une note de frais dépasse le montant autorisé. Si une dépense franchit les limites prédéfinies, notre solution vous avertit immédiatement, vous permettant ainsi d’intervenir de manière proactive pour résoudre la situation.
Suivez l’état de chaque facture et maintenez une maîtrise totale sur le processus. Garantissez à vos employés un suivi précis des remboursements des notes de frais.
Choisissez entre différentes méthodes de remboursement des salariés : au fil de l’eau ou en fin de mois avec le bulletin de paie. Optez pour l’approche qui convient le mieux à la gestion de la comptabilité de votre entreprise.
Abandonnez les justificatifs papier avec la dématérialisation. Stockez de manière électronique tous les fichiers nécessaires et libérez de l’espace de stockage physique en réduisant les risques de perte de documents.
Optimal RH simplifie la conformité aux politiques de l’entreprise en les rendant plus claires. Ainsi, les salariés savent exactement ce qui est autorisé, les montants à ne pas dépasser, et comment seront remboursées leurs dépenses.
La collecte des notes de frais est grandement simplifiée, plus rapide et plus efficace. Les salariés peuvent simplement prendre en photo leurs reçus via l’application mobile, éliminant ainsi le besoin de conserver des justificatifs papier.
Les salariés peuvent soumettre leurs dépenses à l’entreprise en temps réel, soit au fur et à mesure, soit en fin de mois. Cela garantit que les délais de soumission sont toujours respectés, facilitant ainsi la gestion des notes de frais.
Les salariés peuvent être informés des montants maximums à ne pas dépasser pour chaque type de dépense ou profil d’utilisateur (par exemple, agent, dirigeant, manager). En utilisant la plateforme Optimal RH, ils sont avertis en cas de dépassement de ces plafonds, ce qui évite les mauvaises surprises.
Libérez votre service des ressources humaines et vos managers des contraintes récurrentes liées à la gestion des notes de frais avec notre logiciel de gestion Optimal RH.
Personnalisez votre politique de gestion de notes de frais. Nos équipes s’occupent de les configurer selon vos besoins et en s’adaptant à vos processus RH.
Ressource humaine
Définissez un montant maximum à ne pas dépasser par typologie de note de frais. Lorsque l’utilisateur franchira le plafond, vous serez averti en direct afin de pouvoir vous rapprocher de lui. Si vous le souhaitez, vous pouvez également laisser le contrôle à vos employés en ne configurant aucun montant.
Salarié
Selon la somme de la dépense professionnelle, la typologie et l’utilisateur (agent, dirigeant, manager, etc.), vous aurez la possibilité de définir le montant des remboursements. Qu’ils soient totaux ou partiels, gardez le contrôle et administrez-les comme vous le souhaitez.
Rendez autonomes vos salariés dans la demande de remboursement de note de frais. Qu’ils soient au bureau ou en déplacement, les salariés peuvent déposer simplement leur note de frais via notre plateforme conçue pour le mobile.
Ressource humaine
Optimal RH offre une solution efficace pour les entreprises en simplifiant le processus de gestion des demandes de notes de frais. Grâce à la possibilité pour les salariés de soumettre leurs dépenses en temps réel via l’application mobile, les entreprises peuvent réduire les retards et garantir le respect des délais. Le suivi en direct facilite le management global du flux de demandes et permet aux responsables RH de surveiller efficacement le statut de chacune.
Salarié
Le parcours est simple et ludique pour accompagner les salariés à déclarer leurs dépenses professionnelles, accélérant ainsi la collecte de justificatifs. Le suivi en temps réel permet aux collaborateurs de connaître le statut de leurs demandes, les tenant informés à chaque étape du processus. De plus, grâce à la numérisation des notes de frais, la conservation de l’original papier n’est plus nécessaire.
Personnalisez le processus de validation de vos notes de frais et offrez davantage d’implications à vos responsables des ressources humaines et à vos managers.
Ressource humaine
Organisez le workflow de validation de vos notes de frais comme vous le désirez. Donnez plus de responsabilités à vos chefs d’équipe en leur proposant une pré-validation. Améliorez ainsi le flux de demandes en permettant aux managers d’avoir une vision sur le statut de chaque remboursement et garantissez une gestion transparente et rapide.
Salarié
Les salariés peuvent suivre en temps réel le statut de leurs déclarations, ce qui leur offre une visibilité totale sur l’avancement de leurs demandes en recevant des notifications. Grâce à ces fonctionnalités, ils ont la garantie du traitement efficace de leurs notes de frais, réduisant les délais et augmentant la productivité de l’entreprise.
Vous pouvez rembourser les notes de frais de vos collaborateurs de deux manières : soit au fil de l’eau, soit en fin de mois sur le bulletin de salaire. Choisissez la méthode qui convient le mieux à vos processus internes.
Salarié
Remboursez les notes de frais en quelques clics. Sélectionnez celles qui ont été validées et qui sont en attente de remboursement et générez un fichier SEPA avec toutes les informations bancaires des salariés. Enfin, vous n’avez plus qu’à transférer ce fichier à votre banque.
Ressource humaine
Gérez plus efficacement le flux de demandes, améliorant ainsi la satisfaction globale des salariés. L’optimisation du processus de remboursement renforce l’efficacité de la gestion comptable des dépenses professionnelles, réduisant les délais et favorisant une meilleure productivité au sein de l’entreprise.
Socle Optimal RH
Harmonisez entre eux les différents modules de gestion des ressources humaines avec le socle Optimal RH. Découvrez le centre de contrôle de toute la solution SIRH : une interface intuitive et complète pour mieux gérer votre entreprise.
Notes de frais
Dématérialisez et automatisez la gestion des notes de frais pour libérer le service RH et les managers de contraintes récurrentes.
Congés et absences
Optimisez la gestion des absences, congés payés et sorties de vos employés. Ce module vous assure un meilleur suivi et permet à vos salariés une visualisation prévisionnelle de leurs soldes, ainsi qu’une possibilité de demande en ligne.
Pointage
Associez notre module pointage avec ceux de gestion des absences et des plannings en mode SaaS. Ce module vous permettra d’avoir une meilleure visibilité et de mieux superviser le temps de travail de vos employés.
Recrutement
Améliorez votre processus de recrutement grâce à une collecte et une centralisation des candidatures reçues. Créez des offres d’emplois, des formulaires, et personnalisez vos étapes de sélection.
Gestion des carrières
Renforcez votre stratégie de gestion des ressources humaines en identifiant, en faisant émerger et en fidélisant vos talents sur le long terme. Favorisez l’épanouissement professionnel et assurez votre compétitivité.
Formations
Proposez à vos collaborateurs des opportunités de montée en compétences ou de remise à niveau. En investissant dans le développement professionnel de votre équipe, vous contribuez à la préparation d’un avenir solide pour votre entreprise.
Planning
Facilitez le management des horaires de vos salariés en créant et administrant des plannings individuels, d’équipe, de service, ou par entité. Simplifiez ainsi l’organisation grâce à notre logiciel de gestion du personnel.
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