Valeur légale des justificatifs scannés
Un justificatif de note de frais numérisé (scanné) peut avoir la même valeur légale qu’un original papier. Cette reconnaissance, appelée « valeur probante », permet de ne plus conserver les justificatifs physiques, à condition de respecter un processus de numérisation strict encadré par la loi.
1. Les trois conditions techniques de la valeur probante
Pour qu’un justificatif scanné soit recevable en cas de contrôle (administration fiscale ou URSSAF), le processus de dématérialisation doit garantir :
- Une copie conforme à l’original : la numérisation doit produire une copie identique à l’original, en image comme en contenu (aucune information ni couleur porteuse de sens perdue, aucune retouche, compression sans perte de données).
- L’intégrité du fichier garantie dans le temps : le fichier doit être sécurisé pour prouver qu’il n’a pas été modifié après sa création, via un horodatage qualifié, un cachet serveur ou une signature électronique (certificat conforme au Référentiel Général de Sécurité de niveau 1 étoile minimum), et une empreinte numérique unique.
- Un format de fichier pérenne : pour assurer sa lisibilité sur le long terme, le justificatif doit être enregistré dans un format standardisé, généralement PDF ou, idéalement, PDF/A-3 (ISO 19005-3), une norme conçue pour l’archivage à long terme.
2. La documentation du processus
L’entreprise doit être capable de prouver qu’elle suit un processus fiable et documenté pour la numérisation et l’archivage de ses justificatifs.