Conditions Générales d’Utilisation

PREAMBULE

Développée par la Société SO RH NC, Optimal RH est une solution logicielle SIRH, distribuée en Polynésie française par Tahiti Numérique (ci-après “La Société”).
Elle permet de dématérialiser et de décentraliser de nombreuses tâches liées aux Ressources Humaines dans l’entreprise. Optimal RH est une solution SaaS (Software as a Service) qui offre un large éventail de fonctionnalités, en étant évolutive et ergonomique. Il existe différents modules pour offrir une expérience sur-mesure, adaptée à chaque entreprise : aux rubriques Congés et Absences, véritable socle de la solution, il est possible d’adjoindre des modules Pointage, Notes de Frais, Carrières, Planning, ... Optimal RH est accessible 24h/24 et 7j/7, sur ordinateur, tablette et mobile.

La version actuellement en ligne de ces Conditions Générales d’Utilisation, en date du 01 mars 2024, est la seule opposable pendant toute la durée d’utilisation de la Plateforme jusqu’à ce qu’une nouvelle version la remplace.

ARTICLE 1. DÉFINITIONS

Conditions générales d’utilisation : définit les présentes conditions générales ayant

Contrat : désigne les éléments contractuels régissant la relation entre le Client et la Société.

Données à caractère personnel désigne toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable.

Plateforme : environnement informatique permettant la gestion et/ou l'utilisation des Services.

Services : Ensemble des services réalisés par la Société au bénéfice du Client, tels que prévus par le Contrat.

Utilisateur : désigne tout employé personne physique du Client qui se connecte à la Plateforme en tant que préposé du Client.

ARTICLE 2. MENTIONS LÉGALES

Informations Éditeur Le Logiciel Optimal RH est édité par la Société SO RH NC, représentée par Monsieur Hatem BELLAGI, en qualité de représentant légal de HBH, Président de SO RH NC.

Téléphone : +687 26 20 69

Courriel : contact@optimal-rh.com

ARTICLE 3. DONNÉES PERSONNELLES - INFORMATIONS COLLECTÉES

Dans le cadre de l’utilisation de la Plateforme, la Société est amenée à traiter les données à caractère personnel des Utilisateurs aux fins de fournitures des Services.

Il est précisé que les dispositions relatives aux Données à caractère personnel ont uniquement vocation à couvrir les traitements de données à caractère personnel effectués par la Société pour son compte.

Les dispositions relatives à la protection des données à caractère personnel dans le cadre de la relation contractuelle entre le Client et la Société sont régies par le Contrat conclu entre les Parties.

Dans le cadre l’utilisation de la Plateforme, la Société est amenée à traiter des informations relatives aux Utilisateurs (nom, prénom, adresse courriel, fonction au sein de la structure du Client ainsi que les fichiers logs et l’adresse IP de l’utilisateur). Ces traitements ont pour finalité la mise à disposition de la Plateforme, la gestion des incidents techniques rencontrés et la fourniture d’un service support par la Société.

Ces traitements sont :

(i) D’une part, nécessaires aux fins d’exécution des présentes Conditions générales d’utilisation. Par conséquent, cette nécessité contractuelle forme la base légale de ce traitement conformément au Règlement 2016/679 du 27 avril 2016 sur la protection des données personnelles (RGPD). Ces données à caractère personnel sont nécessaires à l’accès et à l’utilisation des services de la Plateforme et à la fourniture du service support par la Société, leur collecte et leur traitement sont ainsi une condition obligatoire pour permettre l’utilisation de la Plateforme par l’Utilisateur ;

(ii) D’autre part, nécessaires aux fins des intérêts légitimes poursuivis par la Société afin d’assurer la sécurité informatique de la Plateforme pour le traçage des accès et la gestion des incidents relatifs aux connexions des Utilisateurs.

Les données d’identification de l’Utilisateur sont conservées par la Société jusqu’à la fin du Contrat pour quelque cause que ce soit (notamment par arrivée du terme ou résiliation). Les données pourront ensuite être archivées pendant les durées de prescriptions civile et pénale restant à courir. Elles seront ensuite détruites de manière sécurisée. Les fichiers logs seront quant à eux conservés pendant une durée de six mois conformément aux préconisations de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (la « CNIL »).

La Plateforme utilise des traceurs électroniques installés sur votre appareil (ordinateur, tablette, smartphone). Ces cookies sont des cookies d’authentification (1.1.1 XSFR-TOKEN et HTTP Only), soit des cookies techniques. Ils ont pour finalité d’identifier l’utilisateur pendant la session et correspondent aux intérêts légitimes de la Société à permettre à l’utilisateur d’être identifiés par la Plateforme.

Dans le cadre de la collecte et du traitement des données personnelles, l’Utilisateur dispose :

  • du droit d’accéder à l’ensemble de ses données personnelles faisant l’objet d’un traitement;
  • du droit d’en demander la rectification, l’effacement et / ou la limitation;
  • du droit de demander la portabilité de ses données;
  • du droit de s’opposer à tout moment au traitement de ses données personnelles à des fins de prospection et / ou à des fins statistiques;
  • du droit de définir des directives relatives à la conservation,
  • à l’effacement et à la communication de ses données à caractère personnel après son décès;
  • du droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL.

L’Utilisateur peut exercer ses droits en écrivant à l’adresse électronique dpo@optimal-rh.com, ou par courrier postal à l’adresse suivante : SO RH NC, 7bis rue Gambetta - 98800 Nouméa, En cas de doutes raisonnables sur l’identité de l’Utilisateur, la Société pourra lui demander la transmission de tout document en justifiant, conformément à l’article 12 (6) du RGPD.

Les personnes concernées bénéficient également du droit d’introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL).

Enfin, s’agissant des traitements mis en œuvre par la Société dans le cadre du site Internet https://solution-optimal.com, vous pouvez prendre connaissance de la Politique de confidentialité disponible sur le site, ainsi que de la Politique de cookies.

ARTICLE 4. DROIT D’UTILISATION DE LA PLATEFORME

Dans le cadre de son droit d’usage, le Client s’engage sans réserve à ne pas :

  • effectuer une copie de la Plateforme ou d’éléments de la Plateforme, sous quelque forme et selon quelque procédé que ce soit ;
  • agir de manière malhonnête ou non professionnelle, notamment en publiant un contenu inapproprié, inexact ou répréhensible ;
  • ajouter du contenu inexact ou qui n’est pas destiné à se trouver dans un champ désigné (par exemple, en saisissant un numéro de téléphone dans le champ “titre” ou tout autre champ ou en insérant des numéros de téléphone, des adresses e-mail, des adresses postales ou toute donnée personnelle identifiable pour laquelle la Société ne fournit pas de champ) ;
  • utiliser une photo de profil qui ne lui ressemble pas ;
  • créer une fausse identité ;
  • dénaturer son identité, notamment sans s’y limiter, utiliser un pseudonyme ;
  • utiliser ou tenter d’utiliser le compte d’une autre personne ;
  • harceler, critiquer une autre personne ou lui nuire ;
  • envoyer du spam ou d’autres communications non sollicitées aux autres utilisateurs ;
  • copier ou effectuer du web scraping des profils et données d’autrui par tout moyen (notamment des robots d’indexation, des modules externes et accessoires de navigation et de toute autre technologie ou tout travail physique) ;
  • agir de manière illicite, diffamatoire, injurieux, obscène, discriminatoire ou de toute autre manière répréhensible ;
  • divulguer des informations qu’il n’a pas le droit de communiquer (comme des données à caractère personnel d’autres personnes) ;
  • violer les droits de propriété intellectuelle d’autrui, concernant notamment les brevets, marques, secrets commerciaux, droit d’auteur ou tout autre droit de propriété ;
  • violer les droits de propriété intellectuelle ou d’autres droits de la Société, notamment, sans s’y limiter, l’utilisation du mot “Optimal RH” ou de ses logos dans tout nom commercial, e-mail ou adresse web ;
  • publier toute publicité non sollicitée ou non autorisée, “courrier indésirable,” “spam,” “lettres de chaîne,” “vente pyramidale,” ou toute autre forme de sollicitation que la Société n’autorise pas ;
  • recueillir, utiliser, copier ou transférer toute information obtenue de la Société sans son consentement ;
  • partager ou divulguer les informations d’autres personnes sans leur consentement exprès ;
  • surveiller la disponibilité, la performance ou la fonctionnalité des Services à des fins concurrentielles ;
  • utiliser la technique du “framing” “mise en miroir” ou d’une manière générale simuler l’apparence ou le fonctionnement des Services ;
  • accéder aux Services autrement que par le biais des interfaces explicitement offertes par la Société ;
  • contourner toute fonctionnalité de sécurité des Services ;
  • perturber le fonctionnement des Services ou imposer une charge disproportionnée sur ceux-ci (p.ex. spam, attaque par déni de Service, virus, algorithme de jeu) ;
  • analyser, ou faire analyser par un tiers, au sens d’observer, étudier et tester, le fonctionnement de la Plateforme en vue de déterminer les idées et principes sur lesquels les éléments du programme se basent lorsque la Plateforme exécute les opérations de chargement, d’affichage, d’exécution, de transmission ou de stockage ;
  • décompiler, désassembler, pratiquer l’ingénierie inverse de créer des œuvres dérivées à partir de la Plateforme ou tenter de découvrir ou reconstituer le code source, les idées qui en sont la base, les algorithmes, les formats des fichiers ou les interfaces de programmation ou d’interopérabilité sauf dans la limite du droit accordé par l’article L. 122-6-1 du Code de la propriété intellectuelle, de quelque manière que ce soit. Au cas où le Client souhaiterait obtenir les informations permettant de mettre en œuvre l’interopérabilité la Plateforme avec un autre logiciel, le Client s’engage à demander ces informations à la Société, qui pourra fournir les informations nécessaires au Client, sous réserve du paiement par ce dernier des coûts associés ;
  • modifier, améliorer, traduire la Plateforme, y compris pour corriger les bugs et les erreurs, la Société se réservant exclusivement ce droit conformément à l’article L. 122-6-1 I 2° du Code de la propriété intellectuelle ;
  • fournir à des tiers des Services, à titre gratuit ou onéreux, qui sont basés sur la Plateforme et/ou octroyer un accès, total ou partiel, à la Plateforme, notamment sous forme de service bureau, en Application Service provider (ASP), en Plateforme as a Service (PaaS) ou en Software as a Service (SaaS) ;
  • transférer, louer, sous-licencier, céder, nantir, ou transférer tout ou partie de la propriété de la Plateforme de quelque manière que ce soit ;
  • utiliser des robots pour quelque raison que ce soit. Est considéré comme un « robot », tout outil logiciel conçu pour émuler automatiquement les actions d’un utilisateur humain utilisé pour la saisie des données, la migration de données, les tests de chargement, les tests de rendement, le contrôle de rendement, la mesure de rendement et/ou les « stress tests ». Le Client garantit et relève la Société de tous dommages, pertes, actions, dépenses, condamnations ou coûts (en ce compris toute compensation accordée à un tiers, notamment aux clients de la Société) liés à une indisponibilité, un incident de production ou toute autre difficulté technique survenant à un moment où le Client fait usage d’un robot.

La Société peut intégrer des logiciels tiers qui seront utilisés par le Client uniquement en relation avec la Plateforme et ne seront jamais utilisés par le Client d’une quelconque autre manière sans l’accord préalable et écrit de la Société.

ARTICLE 5. CONFORMITÉ À LA RÉGLEMENTATION SOCIALE

La conformité du logiciel à la réglementation sociale dépend intégralement des informations transmises par le Client pour son initialisation ou en cours d’exploitation.

Le Client s’engage à ne pas fournir d’informations contraires aux lois, règlements, jurisprudences, conventions collectives, aménagements contractuels ou tout autres textes ou usages encadrant le droit du travail, auxquels il est soumis.

La Société s’exonère totalement de sa responsabilité au titre de la non conformité de la solution à la réglementation sociale telle que définie à l’alinéa précédent.